Administratieve verplichtingen bij kortdurende verhuur
Als btw-ondernemer heb je niet alleen te maken met het afdragen van belasting, maar ook met een aantal administratieve verplichtingen. Op deze pagina behandelen we de twee belangrijkste: de factuurplicht en de bewaarplicht.
1. Factuurplicht: moet je een factuur sturen aan je gast?
Het korte antwoord: bij verhuur aan particulieren ben je dat wettelijk meestal niet verplicht. Maar er zijn uitzonderingen, en er zijn goede praktische redenen om het toch altijd te doen.
De hoofdregel
Als je goederen of diensten verkoopt aan particulieren ben je meestal niet verplicht om een factuur uit te reiken. Kortdurende verhuur aan toeristen en particuliere gasten valt hier doorgaans onder.
Je maakt een factuur voor alle goederen en diensten die je aan andere ondernemers levert. Verhuurt je gast als ondernemer — bijvoorbeeld een bedrijf dat een woning boekt voor een werknemer — dan ben je wél verplicht een factuur te sturen.
Uitzondering: KOR
Als je hebt gekozen voor de kleineondernemersregeling, ben je niet verplicht om een factuur uit te reiken. Als je dit toch doet, vermeld je op de factuur dat je gebruik maakt van de kleineondernemersregeling. Je zet geen btw op de factuur.
Toch altijd een factuur sturen?
Ook als je wettelijk niet verplicht bent om te factureren, is het verstandig om dat toch te doen. Een factuur:
- Dient als bewijs van de transactie bij een controle
- Helpt je om je omzet bij te houden voor de KOR-grens of btw-aangifte
- Sluit aan op de gegevens die het platform via DAC7 doorgeeft aan de Belastingdienst
- Geeft de gast duidelijkheid over wat er is betaald
Wat moet er op een factuur staan?
Ben je reguliere btw-ondernemer en stuur je een factuur, dan moet die voldoen aan de wettelijke eisen. De verplichte gegevens zijn onder andere:
- Je naam en adres en dat van de gast
- Je btw-identificatienummer
- Een opeenvolgend factuurnummer
- De datum van de levering (de verblijfsperiode)
- Een omschrijving van de dienst (kortdurende verhuur, aantal nachten)
- Het bedrag exclusief btw
- Het btw-tarief (21%) en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
2. Bewaarplicht: hoe lang moet je je administratie bewaren?
De algemene regel: 7 jaar
Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor alle basisgegevens van je onderneming: facturen, bonnen, bankafschriften en je btw-aangiften.
De basisgegevens uit je administratie, zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet je altijd 7 jaar bewaren.
Uitzondering: onroerende zaken — 10 jaar
Facturen over onroerende zaken bewaar je 10 jaar. Dat betekent dat facturen die betrekking hebben op de aankoop en verbouwing van je verhuurwoning langer bewaard moeten worden dan gewone exploitatiefacturen.
Wanneer begint de bewaartermijn?
Voor het bepalen van de start van de bewaartermijn gebruik je de actuele waarde van een gegeven. Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn.
Praktisch voorbeeld: sluit je een onderhoudscontract af voor 3 jaar, dan bewaar je dat contract gedurende die 3 jaar én daarna nog 7 jaar.
Digitaal bewaren mag
Je mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Je hoeft de papieren originelen dan niet te bewaren.
Veelvoorkomende valkuilen
Geen factuurplicht betekent niet: geen administratie
Ook als je geen facturen hoeft te sturen, ben je verplicht je omzet en kosten bij te houden.
Verbouwingsfacturen bewaar je 10 jaar, niet 7
Alles wat betrekking heeft op de woning zelf valt onder de langere termijn voor onroerende zaken.
Platform-afrekeningen zijn ook administratie
Bewaar de maandelijkse of jaarlijkse overzichten van je verhuurplatform — die kunnen dienen als onderbouwing bij een controle.
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd een factuur sturen aan particuliere gasten?
Nee. Bij verhuur aan particulieren ben je wettelijk meestal niet verplicht om een factuur uit te reiken. Uitzondering: als je gast een ondernemer is (bijvoorbeeld een bedrijf dat een woning boekt voor een werknemer), dan ben je wel verplicht een factuur te sturen.
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
De algemene regel is 7 jaar. Dit geldt voor facturen, bonnen, bankafschriften en btw-aangiften. Facturen die betrekking hebben op onroerende zaken — zoals de aankoop of verbouwing van je verhuurwoning — bewaar je 10 jaar.
Mag ik facturen en bonnetjes digitaal bewaren?
Ja, je mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Je hoeft de papieren originelen dan niet te bewaren.
Geldt de 10-jaarsregel ook voor kleine verbouwingen?
Ja, elke factuur die betrekking heeft op de woning zelf valt onder de bewaarplicht van 10 jaar voor onroerende zaken. Dit geldt voor aankoop, verbouwing en onderhoud. Gewone exploitatiefacturen (bijv. schoonmaak, vervanging van meubels) vallen onder de 7-jaarsregel.